Cómo anonimizar una sentencia paso a paso (para compartirla o publicarla)

Compartir una sentencia es rutina en la práctica jurídica: con un compañero para consultar un criterio, con un cliente como precedente, en una formación, en un artículo doctrinal o con un medio de comunicación. Y en todos esos casos rige la misma regla: las partes tienen derecho a no ser identificables. Una sentencia compartida sin anonimizar es una comunicación de datos personales — con el RGPD, la LOPDGDD y el deber de confidencialidad mirando.

Esta es la guía práctica: qué quitar, cómo hacerlo bien, y dónde se equivoca casi todo el mundo.

Qué datos hay que anonimizar en una sentencia

La lista es más larga de lo que parece. En una resolución judicial española suelen aparecer:

• Nombres y apellidos de las partes, testigos y peritos (los de jueces, letrados y procuradores, en su condición profesional, tienen otro régimen)
• DNI y NIE de las partes
• Domicilios completos o parciales
• Números de expediente y de procedimiento — permiten localizar el caso y reidentificar a las partes
• Datos bancarios (IBANs, números de cuenta) en pleitos económicos
• Referencias catastrales y direcciones de inmuebles en litigios sobre propiedades
• Matrículas, teléfonos, emails y cualquier otro identificador que aparezca en los hechos

Y la categoría que casi todos olvidan: los datos indirectos. “El único bar de la plaza del pueblo X”, “la directora del colegio Y”, “el hijo mayor del demandado, futbolista profesional”. Ningún buscador de nombres los detecta, y reidentifican igual — o mejor — que un DNI. La anonimización real exige leer pensando en quién podría atar cabos.

El método manual, paso a paso

1. Haz una copia de trabajo. Nunca sobre el original.
2. Lista las entidades a sustituir: cada persona, dirección, expediente y dato identificador, con un marcador coherente — la parte demandante siempre como [DEMANDANTE], su DNI como [DNI-1], el inmueble como [INMUEBLE-1]. La coherencia importa: si “D. Andrés Vela” es [PERSONA-1] en la página 2 y [A.V.] en la 14, el documento se vuelve ilegible.
3. Busca y sustituye cada entidad — y sus variantes. Aquí muere el método manual: “Andrés Vela Ruiz” aparece también como “Sr. Vela”, “el demandante”, “D. Andrés”, y el buscador de Word solo encuentra lo que le pides literalmente.
4. Relee entera la resolución buscando datos indirectos que la búsqueda no puede encontrar.
5. Limpia los metadatos del archivo (autor, revisiones, comentarios). Un documento perfectamente anonimizado con el historial de cambios activado es una anonimización fallida.
6. Guarda la tabla de correspondencias aparte — y que nunca viaje con el documento.

Tiempo realista para una sentencia de 20 páginas: entre 45 minutos y 2 horas. Y el riesgo permanece: basta un DNI superviviente en el fundamento séptimo para que todo el esfuerzo cuente como cero.

Los tres errores que reidentifican a las partes

El dato superviviente. El más común. Sustituiste 34 apariciones y se escapó la 35, en una cita entre comillas o en un pie de página. A efectos legales, el documento no está anonimizado.

La correspondencia que viaja. Enviar el documento anonimizado junto con — o seguido de — información que permite revertirlo. Si el destinatario puede reconstruir quién es quién, no has anonimizado: has decorado.

El PDF que solo lo parece. Tapar datos con rectángulos negros sobre un PDF sin eliminar el texto subyacente. El texto sigue ahí: se selecciona, se copia y se lee. Ha pasado en documentos oficiales de medio mundo.

Automatizarlo: qué debe hacer bien una herramienta

Una herramienta seria de anonimización de sentencias tiene que resolver justo lo que falla a mano: detectar todas las apariciones y variantes de cada entidad, validar los identificadores españoles reales (DNI y NIE con su letra de control, IBANs ES, referencias catastrales, números de expediente), mantener marcadores coherentes en todo el documento, permitirte revisar y marcar manualmente lo que la máquina no puede saber (los datos indirectos), y ser reversible solo para ti.

Y una condición más, específica del trabajo jurídico: hacerlo sin subir la sentencia a ningún servidor. Anonimizar un documento confidencial enviándolo a la nube de un tercero es resolver un problema de confidencialidad creando otro.

Ese es exactamente el diseño de ALPAU: detección automática de los formatos españoles, vista lado a lado para revisar cada dato con su nivel de confianza, marcadores reversibles con un clic, y todo el procesamiento en tu ordenador. La sentencia nunca sale de tu equipo — pruébalo gratis con 3 documentos.

Este artículo es divulgativo y no constituye asesoramiento jurídico. Si tienes dudas sobre un caso concreto de publicación de resoluciones, consulta la normativa aplicable y los criterios del CGPJ y la AEPD.